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Optimización Operacional 360° y Control de Flujos Críticos

La Triple Corona de la Eficiencia: Integración y Automatización de Procesos Críticos (Compras, Proyectos e Ingeniería) 

Desafió: 

Silos de Información y Cuellos de Botella Operacionales​

Antes de la implementación de esta solución de inteligencia de negocios, la visibilidad y el control sobre los procesos clave de la cadena de valor (desde la adquisición de materiales hasta la finalización de proyectos de ingeniería) estaban fragmentados y desactualizados.

      • Visibilidad Limitada en Compras: Era difícil conciliar rápidamente lo que se solicitaba vs. lo que se recibía, y el tiempo entre la solicitud y la recepción (el lead time) era una métrica oscura. Esto afectaba directamente la planificación.
      • Gestión Reactiva de Proyectos: La falta de una alerta temprana para los hitos inminentes en Project obligaba a los gestores a reaccionar a las emergencias, poniendo en riesgo los plazos de entrega.
      • Proceso de Ingeniería Opaco: El seguimiento manual de las múltiples etapas de un proyecto de Ingeniería, saber exactamente "en poder de quién estaba la pelota" y gestionar las devoluciones, consumía tiempo valioso del personal técnico.

La Solución Estratégica: Unificación de Datos para la Acción Inmediata

Se diseñó e implementó un sistema de Business Intelligence que unificó datos de múltiples fuentes (TR4, Project y hojas de cálculo de Excel) en dashboards accionables, permitiendo la gestión proactiva en tres pilares operacionales:

1

 Compras y Logística (Fuente: TR4):

  • Visualización Integral: Dashboards que conectan solicitudes de compras, órdenes de compra y recepción, proporcionando una vista completa del procurement cycle.
  • Métrica Clave: Cálculo automático de la diferencia de tiempo (lead time) entre la solicitud y la recepción, permitiendo negociaciones más efectivas con proveedores y una planificación de stock precisa.
2

 Control de Hitos de Proyectos (Fuente: Project):

  • Alerta Temprana: Se crearon visualizaciones de vencimiento que resaltan de forma prioritaria los hitos de trabajo próximos a vencer, transformando la gestión de proyectos de reactiva a predictiva.
3

 Trazabilidad de Ingeniería (Fuente: Excel / Procesos Internos):

  • Dueño del Paso: Visualización de todas las etapas del proyecto, indicando claramente en poder de quién está cada paso del proceso de implementación.
  • Automatización de Notificaciones: Implementación de un proceso de envío automatizado de correos electrónicos para alertar a los responsables cuando un proyecto está próximo a la culminación o requiere una acción de devolución.

Resultados Impactantes y Generadores de Oportunidades

La integración y visualización de estos procesos críticos resultaron en mejoras operacionales y ahorros tangibles:

  1. Reducción del Ciclo de Adquisición: La visibilidad en tiempo real del lead time de compras permitió identificar y reducir cuellos de botella logísticos, asegurando que los materiales estén disponibles cuando se necesitan y minimizando los retrasos en la producción/ejecución.
  2. Cero Hitos Críticos Olvidados: El sistema de alertas predictivas de Project eliminó las sorpresas de último momento. Los gestores ahora pueden garantizar la entrega a tiempo de los entregables clave.
  3. Aceleración del Proceso de Ingeniería: La claridad sobre quién es el responsable en cada fase y la automatización de las notificaciones de finalización y devolución acortaron el ciclo de implementación del proyecto. Esto reduce el tiempo de handover y acelera la facturación.
  4. Mejora de la Colaboración Inter-área: La herramienta proporciona resúmenes por especialidad y detalles de devolución, facilitando una comunicación clara y eficiente entre los equipos de Ingeniería, Compras y Proyectos.


"Hemos convertido nuestros datos aislados en un 'sistema nervioso' operacional. Ahora podemos anticipar las necesidades de compras, prevenir fallas en proyectos y mover los procesos de ingeniería a una velocidad que antes era imposible."


Cita de Impacto (Sugerida): 

Conclusión: Eficiencia, Control y Velocidad como Estándar

Esta solución demuestra el poder de unificar los datos operativos. Al eliminar los silos de información y automatizar las alertas en Compras, Proyectos e Ingeniería, la organización ha establecido un nuevo estándar de eficiencia, control de riesgos y velocidad de ejecución, creando un motor operativo más robusto y rentable.

Próximo Paso para su Negocio

¿Le gustaría integrar sus procesos clave (logística, proyectos o técnicos) para obtener este nivel de control y reducir sus tiempos de ciclo?